"Капитан и командир", "луд създател или визионер": Матрица на самоуправлението на Алън

От какво се нуждае човек, за да поддържа висока продуктивност в живота си? Как уверено да управлява времето и системно да постига целите си в дългосрочен план?

Под името “Матрица на самоуправлението” е известен инструмент за лична ефективност, който подсказва отговорите на всички тези въпроси чрез проста диагностика на личната ефективност.

Матрица на самоуправлението

Матрицата на самоуправлението е откритие на Дейвид Алън – консултант по управление на времето от САЩ и създател на Метода GTD, с който се нарежда сред най-влиятелните експерти в света по въпросите на високата продуктивност. Алън публикува своята матрица в книгата си “Making It All Work” през 2008 г.

Дейвид Алън счита, че когато става дума за ефективно самоуправление, от значение са два ключови елемента:

Контрол. Това е т.нар. “хоризонтален фокус” – ключ към спокоен контрол върху ежедневните дейности и задачи. Човек, който има силен контрол върху себе си, умее ясно да дефинира целите и резултатите, към които се стреми, както и действията, необходими за тяхното постигане чрез придържането към система за работа, която да използва и преглежда редовно.

Перспектива. Това е т.нар. “вертикален контрол” – предоставя необходимата визия, която придава смисъл на контрола. Човек с ясна перспектива умее да идентифицира правилните дейности и задачи и взема осъзнати решения, когато се изправя пред критични проблеми и предизвикателства.

Голямата идея на Дейвид Алън е, че за да управляваме ефективно времето и за да постигаме системно високи цели и резултати, ние се нуждаем едновременно от контрол и перспектива.

"Шест мислещи шапки" - какво представлява популярният метод за справяне с проблеми и вземане на решения?

Не можем да имаме едното без другото – контрол без перспектива или перспектива без контрол. Ако сме извън контрол, е много трудно да поддържаме подходяща перспектива. Ако не можем да видим нещата от правилната перспектива, в някакъв момент ще загубим контрол. Отсъствието на единият или другият елемент води до дисбаланс и по-ниска лична ефективност.

От съчетаването на двата елемента – контрол и перспектива, се образуват четири квадранта на матрицата на самоуправлението. Всеки от тях е характерен с нещо, има своите плюсове и минуси и ни е познат по един или друг начин. Четирите квадранта на матрицата на самоуправлението на Алън са:

Микромениджър или Изпълнител;

Луд създател или Визионер;

Жертва или Отговарящ;

Капитан и Командир.

Нека разгледаме по-подробно четирите квадранта на матрицата на самоуправлението на Алън.

1. Микромениджър или Изпълнител

“Микромениджър или Изпълнител” е първият квадрант от матрицата на самоуправлението. Характеризира се със силен контрол и неясна перспектива, пише novavizia.com. 

Човек, който живее или работи с високо ниво на контрол и липса на перспектива, е “Микромениджър” – фокусира се върху организиране на нещата и дребните детайли повече от необходимото. Този микромениджмънт и прекомерен контрол, без правилната посока, води до твърде много труд на вятъра, тъй като липсва поглед върху “голямата картина”. В крайната си форма, живот в този квадрант може да доведе до обсесивно-компулсивно разстройство.

В своята положителна форма, престоят в този квадрант превръща човек в “Изпълнител” – съвестен и дисциплиниран човек, който се старае да завърши работата докрай и да изпипа нещата. Понякога просто трябва да се запретнат ръкави и да се разгледат отблизо всички детайли на работата. От ключово значение тук е да се знае кога да се промени поведението, за да се смени хоризонта.

Защо трябва да проявяваме скромност и смирение?

2. Луд създател или Визионер

“Луд създател или Визионер” е вторият квадрант от матрицата на самоуправлението. Характеризира се със слаб контрол и ясна перспектива.

Човек, който живее или работи с ниско ниво на контрол и ясна перспектива, е “Луд създател” – творческа личност с голяма креативност, който обаче трудно може да се концентрира върху някоя от идеите си, за да я реализира на практика и вечно има чувството, че има твърде много неща за правене, с които не насмогва. Такъв човек рядко постига каквото и да е било. В крайната си форма, живот в този квадрант може да доведе до синдром на дефицит на вниманието.

В своята положителна форма, престоят в този квадрант превръща човек във “Визионер”. Понякога е хубаво да се помечтае или да се помисли за нови възможности в бъдещето. Нещо повече, понякога дори е полезно съзнателно да се влиза във “визионерски режим”, стига да не се получи прекалено дълъг престой в подобно състояние.

Метод 8D за решаване на проблеми на автомобилния производител Ford

3. Жертва или Отговарящ

“Жертва или Отговарящ” е третият квадрант от матрицата на самоуправлението. Характеризира се със слаб контрол и неясна перспектива.

Човек, който живее или работи със слаб контрол и неясна перспектива, е “Жертва” – човек, който живее реактивно, в постоянен режим на “гасене на пожари”, високи нива на стрес и в невъзможност да предусети следващия потенциален проблем. Почти невъзможно е подобен човек да постига каквито и да е било високи цели или устойчиви резултати.

В своята положителна форма, престоят в този квадрант превръща човек в “Отговарящ”. Понякога всеки от нас попада в тази ситуация – изниква нещо спешно и непредвидено и ние трябва да “отговорим” на ситуацията, т.е. да вземем отношение или да предприемем определено действие. Понякога това дори би могло да е от полза за нас, тъй като може да ни донесе нови възможности, които не сме предполагали, че съществуват. Разликата между това да сме “Жертва” и “Отговарящ” се състои в способността ни да възстановим контрола си.

4. Капитан и Командир

“Капитан и Командир” е четвъртият квадрант от матрицата на самоуправлението. Характеризира се със силен контрол и ясна перспектива. Желателно е да прекарваме повече време именно в този оптимален квадрант.

Когато човек е “Капитан и Командир”, т.е. има поглед върху голямата картина и в същото време “държи пулса” на всички важни детайли, той изпада в състояние на хармония, известна като “поток”. Това е особено състояние на ума, при което имаме силна степен на осъзнатост, пълна концентрация и сме погълнати от заниманието си. В подобна ситуация ние постигаме високи резултати и постижения, без да се чувстваме претрупани.

И този квадрант обаче не идва без своите минуси. Ако сме твърде дълго в него и не внимаваме достатъчно, понякога можем да игнорираме определени промени, които се случват около нас и които изискват от нас да променим самите себе си, за да се адаптираме.

“Мечтател”, “реалист” и “критик” - как работи методът "Дисни" за групов "брейнсторминг"?

Приложение

Разбира се, идеалната ситуация е да имаме висока степен както на контрол, така и на перспектива, т.е. да сме по-често в квадранта “Капитан и Командир”.

Останалите три квадранта не са толкова благоприятни, но все пак попадането в тях не винаги е нещо негативно. Напълно нормално е временно да се преместим в някои от тях.

Също така, в зависимост от целите и задачите, по които работим, е възможно в някои области и проекти да имаме силен контрол, а в други – слаб. По същият начин стоят нещата и с перспективата – в някои области и проекти тя може да е ясна, а в други – неясна.

Целта на матрицата на самоуправлението е да ни помогне да осъзнаем ролята на контрола и перспективата, както и възможността да сме в различни квадранти и техните особености, така че да можем да коригираме курса, ако се налага, и да се придвижим към оптималния квадрант – “Капитан и Командир”.

В резюме

В резултат от съчетаването на два ключови елемента в живота на всеки от нас – контрол и перспектива, матрицата на самоуправлението на Алън дефинира четири квадратна, в които прекарваме времето си:

Микромениджър или Изпълнител;

Луд създател или Визионер;

Жертва или Отговарящ;

Капитан и Командир.

Всеки от четирите квадранта има своите характерни особености, плюсове и минуси. За оптимално управление на времето и постигане на високи цели и резултати, трябва да прекарваме повече време в квадрант “Капитан и Командир”.

Последвайте канала на