Ивайло Георгиев Калфин е роден на 30 май 1964 г. в София.

През 1983 година завършва 9-та Френска езикова гимназия "Алфонс дьо Ламартин" в София.

През 1988 година става магистър по международни икономически отношения в Университета за национално и световно стопанство в София.

1992 година учи международен маркетинг в Стопанския университет във Виена, Австрия. През 1998 година се обучава по програма за обмен "Маршал", Marshall Memorial Fund, the German Marshall Fund of the US в САЩ. 1999 година става магистър по международно банкиране (International Banking), университет в Лофбъро (Loughborough University) във Великобритания. През 2001 се обучава по програма за запознаване с институциите на ЕС (EU visitors programme) в Брюксел и Страсбург. 2002 г. учи по програма за обмен на преподаватели, Университет в Портсмут (Portsmouth University), Великобритания. 2003 г. изучава икономическо и политическо развитие на Република Корея в Р Корея.

2004 г. учи преговори в ЕС (EU negotiations - advanced training course), Колеж на Европа, Брюж, в Белгия. От 1990 до 1994 година и от 1997 до 2000 година Калфин е управител и старши съдружник в консултантски фирми. От 2000 г. е старши преподавател в Интернешънъл Юниверсити – София. През 2001 и 2003 година е наблюдател на изборите в Косово в рамките на мисии на ОССЕ. От 2002 до 2005 година Калфин е секретар по икономическите въпроси на президента на Република България Георги Първанов.

От 2004 година е член на Консултативния съвет на Българската народна банка. Ивайло Калфин е член е на комисиите по външна политика и по бюджет и финанси. Бил е заместник-председател на Съвместния парламентарен комитет България - Европейски съюз - 1995-1997 г. Учредител е и на Политическо движение "Социалдемократи". Ивайло Калфин е депутат от 1994 до 1997 г., а след това от 2000 до 2001 г., и от юни 2005 до август 2005 г., когато е избран за заместник-председател на Министерския съвет и министър на външните работи.

На 7 юни 2009 година е избран за евродепутат от листата на Коалиция за България, в която е на първо място.

През януари 2010, по повод кандидатурата на Румяна Желева за евродепутат, Ивайло Калфин декларира, че фирмите регистрирани от тайните български комунистически служби в чужбина са една от най-добре пазените тайни на българския преход, и че те могат да се считат отговорни за присвояването на по-голямата част от богатствата на страната.

На 16 юли 2011 г. Калфин е избран за кандидат-президент на БСП.

Избран за заместник министър-председател по демографската и социалната политика и министър на труда и социалната политика в правителството на ГЕРБ и Реформаторския блок с министър-председател Бойко Борисов на 7 ноември 2014 г. от 43-ото Народно събрание.

Владее английски, френски, руски и испански език.

Женен е за Цветанка Иванова Калфин, имат една дъщеря - Биляна.